Przy spisie z natury w KPiR ustala się nie tylko termin, lecz także to, które składniki należą do własnych zapasów, a które podlegają odrębnemu wykazaniu. Szczególnej uwagi wymaga koniec roku: wartość spisu przechodzi na początek następnego roku, ale nie oznacza to ponownego fizycznego liczenia tych samych zapasów.
Kiedy sporządzić spis z natury w KPiR
Termin spisu z natury zależy od zdarzenia wskazanego w przepisach o KPiR. Według opisu § 20 rozporządzenia obowiązującego od 1 stycznia 2026 r. spis sporządza się między innymi:
- na koniec roku podatkowego — jako spis roczny;
- przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku;
- przy określonych zmianach wspólników lub proporcji udziałów;
- po utracie prawa do ryczałtu;
- przy likwidacji działalności.
Spis roczny nie oznacza konieczności ponownego fizycznego liczenia tych samych zapasów 1 stycznia. Wartość spisu sporządzonego na koniec roku ujmuje się jako stan otwarcia na początek następnego roku. Przy zmianach wspólników, udziałów lub formy opodatkowania trzeba ustalić, czy konkretne zdarzenie podlega temu obowiązkowi — szczegółowe zasady mogą zależeć od sytuacji i właściwych przepisów.
Jakie składniki ująć w spisie z natury
Spis z natury obejmuje zapasy należące do podatnika: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. O tym, czy własny składnik należy ująć, decyduje jego przynależność do podatnika, a nie miejsce przechowywania — towary mogą podlegać spisowi również wtedy, gdy znajdują się u kontrahenta.
Towary obce, które są u podatnika, ujmuje się ilościowo, wskazując ich właściciela; nie wykazuje się ich jako własnych zapasów. Odrębnie traktuje się środki trwałe prawidłowo zakwalifikowane jako używane w działalności — nie stają się automatycznie składnikami remanentu zapasów.
Jak przygotować i przeprowadzić liczenie zapasów
Wiarygodny spis wymaga ustalenia stanu faktycznego w wyznaczonym dniu, a nie przepisania salda z systemu. Przygotowanie ma pomóc objąć wszystkie miejsca przechowywania, powiązać ruchy między nimi i ograniczyć ryzyko pominięcia zapasów albo policzenia ich dwa razy.
- Przygotuj miejsca i dokumenty. Uporządkuj magazyny oraz punkty sprzedaży, oznacz lokalizacje i towary obce, a także zbierz dokumenty przyjęć i wydań. Jeśli zapasy znajdują się poza firmą lub są rozłożone w kilku lokalizacjach, uzgodnij zakres spisu tak, by nie ująć tych samych pozycji ponownie.
- Ustal stan rzeczywisty. Sprawdź zapasy fizycznie na dzień spisu. Raport magazynowy może pomóc w kontroli, ale sam nie potwierdza, ile zapasów faktycznie znajduje się w danym miejscu.
- Wyjaśnij rozbieżności. Różnice zweryfikuj przez ponowne liczenie i porównanie z dokumentami dostaw oraz wydań. Istotne rozbieżności opisz, ustal ich przyczynę i zachowaj ślad wprowadzonych korekt.
Jak wycenić pozycje ujęte w spisie
Samo ustalenie ilości nie określa wartości remanentu: każdą pozycję trzeba wycenić zgodnie z jej rodzajem. Materiały i towary handlowe wycenia się zasadniczo według ceny zakupu lub nabycia. W określonych warunkach można przyjąć niższą cenę rynkową z dnia spisu, ale nie jest to automatyczna zasada dla każdej pozycji.
Inne reguły dotyczą produkcji w toku i wyrobów gotowych, dlatego nie należy wyceniać ich tak samo jak towarów kupionych. Uszkodzenie lub niższa wartość handlowa również nie uzasadniają same w sobie pominięcia zapasu: trzeba uwzględnić jego stan i ustalić właściwą wycenę, z zastosowaniem zasad dotyczących niższej ceny rynkowej lub odpadów, jeśli mają zastosowanie.
Jakie dane uwzględnić w dokumentacji i jak ująć spis w KPiR
Rzetelna dokumentacja remanentu pozwala prześledzić, skąd wynika jego końcowa wartość. Arkusz spisu z natury powinien zawierać dane podatnika i datę spisu, a każda pozycja — kolejny numer, szczegółową nazwę składnika, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową oraz wartość.
- Wartość łączna — suma pozycji pokazuje łączny wynik spisu.
- Zakończenie arkusza — dokument powinien zawierać klauzulę potwierdzającą zakończenie spisu oraz wymagane podpisy.
Wartość ujmowana w KPiR wynika z arkuszy szczegółowych i wyceny, a wpis zachowuje datę spisu. Elektroniczny spis powinien zawierać wymagane elementy oraz zapewniać trwałość dokumentu, autentyczność danych i wymagane podpisy. Szczegóły formalne należy sprawdzić w przepisach właściwych dla danego okresu.
Najnowsze komentarze