Sama tabela SWOT nie przesądza, które działanie będzie właściwe dla firmy — czynniki nabierają znaczenia dopiero w odniesieniu do konkretnego celu i etapu przedsięwzięcia. W biznesplanie istotne jest więc odróżnienie potwierdzonych przesłanek od hipotez, a następnie powiązanie wybranych ustaleń z decyzjami, które można wdrożyć i ocenić.
Ustal cel biznesplanu, do którego odnosi się analiza SWOT
Przed wpisaniem SWOT do biznesplanu określ, jaki konkretny rezultat ma ona pomóc ocenić i na jakim etapie przedsięwzięcia. Analiza porządkuje czynniki wewnętrzne i zewnętrzne jako punkt wyjścia do wyboru działań względem tego rezultatu, a nie jako oderwany opis firmy. „Rozwój firmy” jest zbyt ogólnym celem, a zakup sprzętu opisuje zadanie, nie rezultat projektu.
Cel przedsięwzięcia powinien wskazywać planowaną zmianę, jej zakres i sposób rozpoznania wyniku. Warto odróżnić rezultat projektu od osobistego celu właściciela i zadań przygotowawczych. Ten sam czynnik może mieć inne znaczenie zależnie od etapu rozwoju firmy i segmentu klientów: cecha przydatna przy obsłudze małych zleceń nie musi wystarczyć przy planie realizacji większych kontraktów.
Jak zapisywać czynniki SWOT na podstawie konkretnych przesłanek
Każdy czynnik zapisuj tak, by było jasne, czego dotyczy przesłanka i czy wniosek jest potwierdzony, czy pozostaje hipotezą. Zasoby, kompetencje, organizacja i ograniczenia firmy należą do czynników wewnętrznych; warunki otoczenia — do zewnętrznych. Dlatego zależność od jednego dostawcy jest własną podatnością, a przerwanie dostawy — zewnętrznym zagrożeniem.
Zakres twierdzenia nie powinien wykraczać poza to, co potwierdza dowód. Portfolio zdjęć określonego typu przemawia za doświadczeniem w tym zakresie, ale nie potwierdza umiejętności realizacji wszystkich rodzajów kampanii. Podobnie lista partnerów sama w sobie nie oznacza, że firma ma zastępstwo: jego brak może wpływać na terminy.
Oddzielaj zewnętrzne warunki od własnych działań. Utworzenie strony jest działaniem firmy, nie szansą z otoczenia; szansą może być potrzeba klientów, jeśli została zweryfikowana. Gdy przesłanki jej nie potwierdzają, oznacz ją jako hipotezę, zamiast przedstawiać jako ustalony czynnik.
Priorytetyzacja czynników według ich wpływu na przedsięwzięcie
Priorytet czynnika SWOT zależy od tego, jak mocno może wpłynąć na główną decyzję biznesplanu i kiedy trzeba ją podjąć. Ograniczenie, które może zablokować realizację przedsięwzięcia przed jego startem, może wymagać uwagi wcześniej niż odległa, słabo potwierdzona szansa. Znaczenie ma też możliwość reakcji: pomaga ocenić, czy czynnik można uwzględnić w decyzji i w jakim czasie.
Porównując czynniki, uwzględnij jakość ich podstaw, a nie tylko przewidywaną skalę wpływu. Potwierdzona informacja daje inną podstawę do decyzji niż hipoteza; sama suma punktów nie rozstrzyga, czy ocena jest wiarygodna. Jeśli osoby analizujące nie zgadzają się co do przesłanki, różnica może wskazywać, co należy sprawdzić. Gdy spór dotyczy szybkości realizacji, można zmierzyć czas całego zlecenia zamiast rozstrzygać go głosowaniem.
Przekładanie mocnych stron, słabości, szans i zagrożeń na decyzje
Ustalenia SWOT stają się użyteczne, gdy przy każdym ważnym czynniku wskazują działanie wynikające z niego dla firmy — zamiast pozostawać samym opisem sytuacji. Trzeba przy tym odróżnić decyzję, którą może podjąć przedsiębiorstwo, od warunku otoczenia, na który odpowiada. Cztery pola pomagają wybierać działania, ale nie dowodzą, że przyniosą one sukces.
W hipotetycznym studiu fotograficznym portfolio może uzasadniać test oferty, a nieznany czas realizacji zleceń — jego pomiar przed podjęciem dalszych decyzji. Jeśli usługę łatwo skopiować, trzeba szukać innej podstawy obsługi niż sama oferta. Ten sam czynnik może zarazem pomagać i ograniczać możliwości, dlatego warto zachować oba jego znaczenia. Pola SWOT nie muszą zawierać tyle samo wpisów; powiązane lub powtarzające się czynniki można ująć razem, gdy ważniejsze jest ich znaczenie dla decyzji.
Jak zaplanować wdrożenie decyzji i sprawdzać ich rezultaty
Każdą wybraną decyzję przełóż na plan, który da się zweryfikować: określ potrzebne zasoby, osobę odpowiedzialną, termin działania i kryterium rezultatu. Sprawdź przy tym, czy zasoby — w tym środki i dostępność osób — rzeczywiście wystarczą. Sama zgodność pomysłu z analizą SWOT nie przesądza o jego wykonalności ani rentowności.
Kryterium powinno dotyczyć efektu, a nie tylko tego, czy wykonano zaplanowane czynności. Może sprawdzać na przykład, czy firma potrafi zrealizować obiecany zakres usługi. Termin działania pozwala rozliczyć wykonanie planu, natomiast ocenę rezultatu powiąż z pomiarami, które pozwolą sprawdzić przyjęte założenia.
Gdy pojawią się nowe dane albo zmienią się zasoby lub warunki, zaktualizuj czynniki SWOT i zależne od nich decyzje. Przykładowo poznany czas realizacji usługi może zmienić ocenę jej pojemności, a w konsekwencji prognozę sprzedaży. Taki przegląd pomaga zamknąć niewiadome, ale nie zastępuje osobnej oceny wykonalności przedsięwzięcia.
Najnowsze komentarze